Menjadi Sekretaris Organisasi Sulit?

0


Ketika duduk di bangku SMA tentunya kita pasti tidak asing dengan kata Organisasi. Mengapa? Karena di jenjang pendidikan inilah kita mulai dikenalkan dengan berbagai organisasi yang dapat dipilih sesuai hobi ataupun kemampuan diri kita, bisa juga dipilih karena kita ingin lebih mempelajari apa yang ada di dalam organisasi tersebut.

Sebenarnya, organisasi ini sudah ada ketika kita duduk di bangku SMP, akan tetapi belum seaktif organisasi yang ada di SMA. Dari pengalaman organisasi yang ada di SMA inilah kita akan mendapat gambaran mengenai organisasi yang ada di kampus yang pasti cakupannya jauh lebih luas.

Dalam organisasi pastilah ada pembagian tugas-tugas yang biasa diberikan kepada pengurus organisasi, seperti Ketua organisasi, bendahara, sekretaris maupun divisi-divisi yang lainnya tergantung organisasi tersebut.

Tugas ketua adalah menjadi pengontrol dalam semua kegiatan, tugas bendahara adalah mengatur pengeluaran dan pemasukkan uang yang ada di organisasi, tugas sekretaris adalah mencatat,mengarsipkan apa saja yang sudah dilakukan dalam organisasi tersebut.

Pembagian tugas inilah yang menjadikan pelaksanaan dalam organisasi lebih terstruktur. Jika tidak dibuat pembagian tugas ini,pasti setiap organisasi akan kesulitan dalam mengatur setiap kegiatannya.

Terlepas dari ketua dan bendahara organisasi, sekretaris mempunyai tugas-tugas harian yang biasa dilakukannya, seperti :

1. Membuat surat masuk/keluar
2. Mencatat setiap rapat kegiatan
3. Mencatat setiap evaluasi-evaluasi kegiatan
4. Mengarsipkan surat masuk/keluar
5. Membuat Proposal kegiatan
6. Membuat daftar hadir

Adapun tips-tips yang dapat dilakukan agar dikatakan sebagai skeretaris yang baik dan rapih, karena terkadang yang membuat sulit setiap tugas nya adalah diri kita yang tidak rapih.

1. Membuat program kerja

Program kerja ini sangat penting bagi setiap struktur organisasi karena akan dapat memudahkan kita untuk menjalankan tugas-tugas yang ada. Dan tidak menyebabkan kebingungan mengenai tugas apa yang harus dilakukan.

2. Menggunakan Map untuk pengarsipan

Kenapa harus map? Karena jika surat surat yang keluar/masuk tidak disimpan dalam satu tempat, akan menjadikan kita untuk lebih mudah mengecek surat-surat yang ada. Tidak hanya suat-surat saja yang disimpan dalam map, daftar hadir setiap kegiatan pun harus disatukan, karena terkadang ada orang-orang yang ingin melihat tingkat kehadiran dari setiap kegiatan, apakah dapat dikatan meningkat ataupun menurun.

3. Membuat Folder di PC

Membuat folder ini digunakan untuk menyimpan surat-surat maupun prosposal dalam bentuk softcopy. Pisahkan folder pada setiap surat, seperti foler surat perizinan, surat pemberitahuan dan yang lainnya.

4. Menggunakan buku besar

Ini diguakan untuk mencatat setiap rapat dan evaluasi kegiatan. Dan pisahkan buku rapat dan buku evaluasi agar dapat tersusun rapih.

Demikian yang dapat disampaikan, semoga membantu tugas kalian menjadi sekretaris dalam organisasi.

Penulis : Intan Dwi Lestari mahasiswi STEI SEBI beasiswa 100% SDM Ekspad jurusan Akutansi semester 1